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El correo electrónico como una herramienta de trabajo improductiva

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Usar el correo electrónico en la oficina se ha vuelto una tarea tan rutinaria que además de haber transformado nuestros hábitos sociales y empresariales se ha convertido en la herramienta de comunicación por excelencia.

Aunque ya hay quien asegura que su uso excesivo ha provocado que en lugar de ayudarnos nos perjudique. Y es que en el mundo existen cerca de 2,500 millones de usuarios de correo electrónico y más de 1,600 millones de emails circulando por cada segundo.

Por ello la empresa Acens nos a advertido que su mal uso puede convertirlo en la herramienta más ineficaz e improductiva para las empresas. Para identificar y evitar que esta herramienta se convierta en un dolor de cabeza la compañía identifica 8 errores cuando se trabaja con el correo electrónico:

  1. No definir el uso del correo electrónico. Existen tantas opciones y configuraciones de correo electrónico y servicios asociados a éste, como necesidades tienen las empresas y usuarios por lo que siempre es necesario definir para que lo usaremos y para que no.
  2. Olvidar compaginar diferentes herramientas de comunicación. De la misma forma, la comunicación por correo electrónico puede no ser siempre la forma enviar mensajes más rapida e idónea y por ello recomiendan que en caso de ser posible se sustituya por otras como las redes sociales.
  3. No tener una estrategia multicanal. Un email bien redactado y con un mensaje potente puede ser un gran medio pero en caso de que no, necesitamos buscar otros.
  4. Ahorrarse el filtro de spam y detección de malware. Estas soluciones incrementan la productividad y reducen riesgos. Recuerda que 7 de cada 10 correos electrónicos enviados cada día son spam y casi 1 de cada 10 esconde algún tipo de malware. Así que ten cuidado.
  5. No hacer copias de seguridad. Esto podría ocasionarte perdida de alguna información importante.
  6. No aprovechar las ventajas del correo móvil. Si cuentas con un smartphone porque no consideras ahorrar tiempo e incrementar tu productividad utilizando los servicios y aplicaciones incluidas en tu teléfono.
  7. No saber gestionar el correo. Se recomienda crear reglas para la recepción y envío de mensajes; etiquetar los correos; eliminar los mensajes de la bandeja de entrada para no releer los mismo correos; compartir tareas, contactos y calendarios; establecer una relevancia o prioridad a cada mensaje. Otra opción es no mantener abierta todo el rato la ventana del correo y así no desviar la atención sobre otras tareas.
  8. No pensar antes de mandar un email. Esta es la regla de oro… cuantas veces escribimos el correo electrónico y por mal hábito lo enviamos o respondemos sin terminarlo de escribir, adjuntar el archivo, etc. O por no leer o escribir correctamente terminamos malinterpretando el tono del correo.

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Carlosnuel

Ing. En computación y WebDeveloper de profesión. Empresario y blogger de vocación, Libre y diferente por convicción. + de mi en xataka.com.mx y solucionesim.net/blog

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